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在庫管理

在庫管理システムの種類と選び方｜失敗した導入事例も！おすすめ紹介

在庫管理システムは、企業が在庫を効率的に管理するためのソフトウェアです。入出庫や在庫の状況をリアルタイムで把握することができます。企業にとって欠かせないツールとなりつつあり、企業の経営資源である在庫を効率的に管理し、無駄を削減することで、利益の最大化を目指すなどたくさんのメリットをもたらします。在庫管理システムの歴史は古く、初期のシステムは、主に手作業による管理や、スプレッドシートを用いた管理が行われていました。しかし、企業の規模拡大や業務の複雑化に伴い、手作業による管理では限界が生じました。そして 1980年代には、コンピュータを用いた在庫管理システムが登場し、その後インターネット技術の発展に伴いクラウド型在庫管理システムが登場、近年ではAI技術の活用により、より高度な在庫管理システムが開発されています。

在庫管理システムの基本

在庫管理システムとは

在庫管理システムは、企業が在庫を効率的に管理するためのソフトウェアです。入出庫や在庫の状況をリアルタイムで把握することができます。企業にとって欠かせないツールとなりつつあり、企業の経営資源である在庫を効率的に管理し、無駄を削減することで、利益の最大化を目指すなどたくさんのメリットをもたらします。

在庫管理システムの歴史は古く、初期のシステムは、主に手作業による管理や、スプレッドシートを用いた管理が行われていました。しかし、企業の規模拡大や業務の複雑化に伴い、手作業による管理では限界が生じました。そして 1980年代には、コンピュータを用いた在庫管理システムが登場し、その後インターネット技術の発展に伴いクラウド型在庫管理システムが登場、近年ではAI技術の活用により、より高度な在庫管理システムが開発されています。

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在庫管理システムを導入するメリット

【導入メリット】在庫の見える化による最適化

在庫管理システムを導入することで、在庫の最適化を図ることができます。一つ目に在庫保管コストを削減することができます。在庫の回転率や在庫の滞留期間などを分析することで、発注量を調整することができ、過剰在庫を防ぐことができます。過剰在庫を防ぐことは在庫保管コストの削減に繋がります。発注日や入出荷の日も記録が残るので発注点を知りたいときにも役立ちます。
二つ目に販売機会の損失を減少させます。在庫回転率に基づき在庫を最適化することで品切れを防ぐことができるからです。品切れは売上だけでなく顧客満足度にも影響を与えるので適切な在庫管理は重要です。

【導入メリット】業務効率の向上｜ヒューマンエラーの削減

在庫管理システムにより、在庫の入出庫作業が効率化されます。在庫管理システムは、在庫の入出庫データや在庫状況を自動的に記録するため、人為的なミスを減らすことができます。
また、在庫管理システムは、在庫の入出庫データや在庫状況をリアルタイムで把握できるため、迅速な意思決定を可能にします。例えば、在庫が不足していることが分かれば、在庫管理システムが自動的に発注を行うことができます。これにより、品切れを防ぎ、顧客満足度を高めることができます。

【導入メリット】在庫や時間のコスト削減

手作業で在庫チェックや注文書などの書類作成などを行なっている場合は、在庫管理システムで自動化され、業務が増え作業時間の効率化が行われます。また、在庫精度が高くなるため、在庫差異が起こりにくくなります。万が一、在庫差異が発覚してしまった場合も在庫管理システムには、どの商品がいつどこでどのように移動したかを確認できる機能があります。この機能により、在庫差異の解決が素早く行えるようになります。

在庫管理システムの種類

在庫管理システムには「クラウド型」「オンプレミス型」「パッケージ型」の３種類があります。現在の主流は「クラウド型」ですが、貴社の会社規模、予算、IT環境、業務内容などを考慮して選択する必要があります。選択方法は後に出てくる導入ステップで解説します。

クラウド型在庫管理システム

クラウド型在庫管理システムは、インターネットを通じて利用できるため、どこでもアクセス可能です。初期費用が低く、導入しやすいというメリットがあり導入企業が増加しています。また、システムの更新やメンテナンスも、クラウドサービス提供者が行うため、企業側での負担が軽減されます。クラウド型在庫管理システムは、中小企業にとって特に魅力的な選択肢となっています。
例えば、AmazonのFBA（FulfillmentbyAmazon）は、クラウド型在庫管理システムの一例です。 FBAでは、Amazonが商品の保管、配送、顧客対応などを代行するため、企業は在庫管理の負担を大幅に軽減することができます。また、Amazonの広大なネットワークを活用することで、迅速な配送を実現することも可能です。

オンプレミス型在庫管理システム

オンプレミス型在庫管理システムは、社内サーバーにインストールして使用します。セキュリティ面での利点があり、自社でシステムを管理できるため、データの安全性が高いというメリットがあります。ただし、初期費用や運用コストが高く、システムの更新やメンテナンスも自社で行う必要があるため、専門知識や人材が必要となります。
例えば、金融機関や医療機関など、機密性の高いデータを扱う企業では、オンプレミス型在庫管理システムが採用されることが多いです。

パッケージ型在庫管理システム

パッケージ型在庫管理システムは、事前に開発されたソフトウェアを購入し、導入します。比較的低コストで導入可能で、すぐに利用を開始できるというメリットがあります。ただし、自社の業務に合わない場合は、カスタマイズが必要となる場合があります。パッケージ型在庫管理システムは、導入コストを抑えたい企業に適しています。
ただし、自社の業務に合わない場合は、カスタマイズが必要となるため、注意が必要です。

在庫管理システムの導入ステップ

【導入ステップ①】自社に適した在庫管理システムの選定

まずは自社の業務に適した在庫管理システムを選定します。下記項目を考慮し適切なシステムを選定することで、在庫管理の効率化を図り、利益向上に貢献することができます。
・自社の規模
・業種
・在庫の種類
・管理の目的
・自社の業務プロセスとそれに合うカスタマイズ性
・導入や運用のコスト
・セキュリティ
・サポート体制
例えば、中小企業では、導入コストや運用コストを抑えられるクラウド型在庫管理システムが適している場合があります。一方、大企業では、セキュリティ面や機能面で高度な要求があるため、オンプレミス型在庫管理システムが適している場合があります。

【導入ステップ②】在庫管理システムのカスタマイズ

選定したシステムを自社のニーズに合わせてカスタマイズします。自社の業務プロセスに最適な在庫システムを構築するためにシステムのカスタマイズが必要で、専門知識が必要となるため、システムベンダーに依頼するのが一般的です。
システムのカスタマイズには、以下の項目が含まれる場合があります。
・画面のカスタマイズ
・機能の追加
・データベースのカスタマイズ
・インターフェースの変更
システムのカスタマイズは、導入コストや開発期間が長くなる可能性があるため、慎重に検討する必要があります。

【導入ステップ③】OJT｜社員の教育とトレーニング

システム導入に合わせて社員への教育とトレーニングを行います。社員がシステムを正しく理解し、操作できるようにすることで、システム導入の効果を最大限に引き出すことができます。社員の教育とトレーニングは、システム導入成功の鍵となります。社員がシステムを正しく理解し、操作できるようになることで、システムの利用率を高め、導入効果を最大限に引き出すことができます。
社員の教育とトレーニングには、以下の内容が含まれます。
・システムの基本操作
・機能の使い方
・データの入力方法
・トラブルシューティング
社員の教育とトレーニングは、導入前に計画的に行うことが重要です。導入前に社員がシステムを理解しておくことで、導入後のスムーズな運用が可能になります。

失敗事例から学ぶ導入成功への道

業務フローが合わなかった

在庫管理の効率化を目指して大手の在庫管理システムを導入しました。しかし、システムは標準的な業務フローに基づいて設計されていたため、実際の業務フローと合わないシステムになってしまい使いこなせないものになってしまった事例です。製造業で加工用の資材や部材を管理したい場合や、得意先ごとに加工方法や納品方法が違う場合などにも注意が必要です。

失敗しないための対策
・現場のニーズを把握し、在庫管理システムでどこまでカスタマイズが可能かを確認しておく
・システムの使い方が複雑すぎるものにならないか確認しておく

データ移行の失敗

すでに在庫管理システムを使用していて、新たな在庫管理システムに移行する際に適切に移行が行われなかった事例です。在庫数や商品情報が間違った項目や形で新システムに移行してしまった場合、全てのデータの見直しや在庫や注文などの把握をするために業務が滞ってしまう可能性もあります。

失敗しないための対策
・システム移行の際のデータフォーマットに誤りがないか十分気を付ける
・移行後に必ずデータの検証をする。

コストの増加

在庫管理の効率化を目指してシステム導入を行いましたが、月額費用やカスタマイズの追加費用が予想以上にかかり、結果的に企業にとって損失となってしまうケースです。

失敗しないための対策
・現場のニーズを十分に把握し、追加のカスタマイズが最小限にできるようにしておく
・業務に対してオーバースペックになっていないか確認をしておく

現場からの抵抗による失敗

現場の従業員からの抵抗が原因で失敗に終わったケースです。システムの導入は、現場で作業する社員にとっては「今までのやり方が全て変わってしまう」「今のやり方で十分だから変える必要はない」など思わぬ反発が起こる場合があります。この状態のまま無理にシステム導入を進めた結果、現場でシステムが浸透しないというケースもありました。

失敗しないための対策
・システム導入の必要性を現場社員に理解してもらう
・現場社員へシステム使用方法をトレーニングする

まとめ

在庫管理システムは、企業の在庫管理を効率化し、コスト削減と業務効率向上に寄与します。自社に適したシステムを選び、適切に導入することで、その効果を最大限に引き出すことができます。適切に導入するためには自社のニーズや課題を明確にし、ここで紹介した失敗事例になってしまわないよう、導入前に様々なことを確認しておきましょう。在庫管理システムの導入は、企業にとって大きな投資となります。しかし、適切なシステムを導入することで、その投資は必ず回収できるはずです。在庫管理システムの導入を検討している企業は、ぜひ導入メリットを理解し、自社にとって最適なシステムを導入しましょう。