about
受注代行(受注管理代行)とは
EC販売において
“柔軟かつ高度な受注代行(受注管理代行)”を提供
EC販売では受注管理担当に相当な負担が掛かります。
特に“母の日”といったイベント時や“楽天スーパーセール”のような繁忙期には、
出荷制限を掛けることも少なくありません。
弊社が物流代行を半世紀に亘って運用する中で、
受注代行(受注管理代行)まで行う荷主様は年々増加しており、
アパレル・雑貨・化粧品など、幅広いBtoB企業、BtoC企業と取引し、
受注代行(受注管理代行)をさせて頂いております。
他社では対応出来ないような複雑な受注管理であっても、
自社SEによるシステムソリューションと、
受注管理に特化した専門チームでお引き受けします。
さらに、イレギュラー業務であっても、
エンジニアによる自動化処理ツールの開発や関連システムのカスタマイズによって、
業務の標準化とマニュアル管理を徹底しており、
受注代行(受注管理代行)をほぼ全てパートスタッフで運営しております。
そうすることで、柔軟かつ質の高い受注代行(受注管理代行)を、
良心的な価格で提供することが可能になっております。
また、独自の教育システムを導入することで、
初心者であっても受注管理業務のフローを理解しスピーディに
キャッチアップ出来るように業務を構築、リモートワークシステムも導入しています。
コロナ禍に４回に亘って発生した緊急事態宣言中においても、
営業時間の短縮や業務休止を一切すること無く受注代行(受注管理代行)を継続いたしました。
-
“多店舗展開”で
お客様の売り上げを拡大EC販売の売上を上げるには、販売するECのモール数を増やすことは有効な手段といえます。自社サイトに加えて楽天、Amazon、Yahoo!などは異なる顧客を抱えているため、様々な属性のユーザーを獲得することが出来るようになります。
一方で、出店モールが増加するに従って受発注管理の業務が増えるために、代表的なECモールでのみ出店しているという企業様が少なくありません。価値観の変化に伴い顧客ニーズが細分化されており、Qoo10やau PAYマーケット（旧au Wowma!）など代表的なECモールと比較すると規模は小さいながらも顧客ロイヤリティが高く、そのサイトで定期的に買い物をするという層を勘案すると、収益の最大化を図るには出店するモールの数を増やす多店舗展開は非常に効果的です。
一方で、多店舗展開をすると特定のカートシステムと受注管理システムが「一部連携しない」ようなシステム連携の面で不具合が発生するという手間やリスクがあります。また、自社サイトに加え、楽天やAmazonなど多店舗展開をしている場合、エンドユーザー様自身がどのサイトで購入されているかを勘違いされているケースも少なくありません。ユーザー様からすると「どこの販売サイトから購入しているかの経路くらいすぐに判別出来ないのか」とクレームに繋がることもあります。
弊社は20を超えるECモール出店をされている受注代行(受注管理代行)の実績例もあり、モールの垣根を超えた横断的なシステム管理を構築しているため、ミスを削減し円滑にユーザー様の販売履歴を捕捉し、対応することが可能です。 -
土日祝も稼働する受注代行で
選ばれる店舗へ近年、楽天市場やAmazon、Yahoo!ショッピングといったECモールでは、土日祝を含む迅速な受注対応が店舗評価や販売機会を左右する重要な要素となっています。
「商品についての問い合わせ」「注文内容の変更・キャンセル」「配送日時の調整」など、週末に対応を済ませたいというニーズが高まっています。多くの人が休日に買い物をする傾向があるため、土日祝に連絡をしても対応が翌週になる店舗より、すぐに対応してくれる店舗が選ばれやすくなっています。つまり、「土日祝に受注対応が可能かどうか」が、ユーザーに選ばれる店舗かどうかを分けるポイントとなりつつあります。
三協では、こうしたECモールのトレンドに対応するため、倉庫側の出荷体制と連動した受注代行システムを構築しています。平日・土日祝を問わず、「受注データの確認」「与信結果の反映」「配送日時の変更」「同梱依頼」「決済変更」「配送業者とのやりとり」などを一元的に対応。３連休の週末やGW・お盆といった大型連休中でも受注処理を止めることはありません。
その結果、楽天市場の「最強配送ラベル」やAmazonの「マケプレプライム」、Yahoo!ショッピングの「優良配送」などを取得されたお客様も多く、店舗評価や購入率の向上、リピート率の改善といった成果が生まれています。こうした“受注対応を止めない体制”が、結果として販売機会を逃さない仕組みにつながっています。
また、「楽天だけ土日・祝日対応したい」といったモール単位での柔軟な運用設計も可能です。
変化の早いEC市場において、土日祝も稼働する受注代行は、今や売上維持とブランド信頼を支える競争力の源泉となっています。 -
月額固定制・従量課金制を
選べるから、リスクを抑えて
スモールスタートECを始めたばかりの企業や、新しいモール・商材に挑戦している企業の多くが抱えるのが、 「どれくらい売れるか分からない中で、大きな固定費を支払うのは難しい」という課題です。
受注代行の専門スタッフを雇うにもコストがかかり、かといって既存の担当者が他の業務と兼任するのも容易ではありません。受注管理システムも「ネクストエンジン」「GoQSystem」「クロスモール」など多くの種類があり、自社の商材や販売チャネルに最適な仕組みを見極めるのは簡単ではありません。
さらに、クレジットカードのオーソリ（与信）や、新しい決済手段をモール内で追加・設定する作業、ECモールごとのルール変更への対応など、運用を続ける上で専門的な知識が求められる場面も多くあります。こうした業務を既存スタッフが兼任しながら進めるのは、現実的には非常に難しいのが実情です。
三協では、そうした課題を抱える企業様でもリスクを抑えて受注代行を始められるスモールスタート体制を整えています。
「どの受注管理システムが自社の商材や売り方に最も適しているか」といった選定段階からご相談いただけるため、初期フェーズから伴走し、導入・設定・運用の最適化、そして実際の代行業務までを一貫して支援します。
現在、1日数件レベルの受注管理から、数千件単位の大規模運用まで幅広く対応しており、 取り扱い商材や販売チャネルも多岐にわたります。また、コールセンター業務や土日祝対応の有無など、企業の状況に合わせた柔軟な設計が可能です。
「まずは小規模から試したい」「繁忙期だけお願いしたい」といったご要望にも柔軟に対応できます。固定費を抑えながらも、確実に業務品質を上げていく。それが、三協が提供する“現実的な受注代行”の形です。 -
店舗スコアを最高ランクまで
上げる受注代行(受注管理代行)受注管理は業務の専門性が高く、どうしても業務が属人的になる傾向があります。また、仕様変更や決済機能の追加など、出店しているECモールやカートシステムの更改頻度も高く、そのたびにホームページに記載されている仕様書やマニュアルの内容を確認しながら業務をアップデートしていく必要があります。
一方で、ルール変更に対して的確に対応をすれば店舗スコアが上昇することでサイト内の露出度が高まり、販売数が伸びることになります。三協では、お客様の店舗スコアを上げるために「決済機能の追加」や「楽天最強翌日配送の設定」「ユーザー都合による先日付出荷となった場合の迅速な反映作業」などを徹底し、少しでもお客様の売上ＵＰに貢献するように努めております。
実際に弊社に受注管理をアウトソーシングし、店舗スコアが最高ランクまで上昇するとともに、2倍以上の出荷件数になったお客様もいらっしゃいます。受注管理業務を委託することで、最優先課題である営業戦略やマーケティング施策にお客様のリソースを集中するのも一つの選択ではないでしょうか。 -
販売管理・受注管理・
ECカートなどの導入支援に対応
20年にわたり磨き続けた
運用ノウハウと柔軟な対応力三協ではこの20年間、アパレル・雑貨・コスメ・健康食品・日用品など、業種や販売形態（BtoB／BtoC）を問わず、さまざまな企業様の受注管理を担ってきました。
その間に、「スマイル」「オラクル」「アラジンオフィス」といった販売管理システムの導入・切り替えに伴う運用調整に加え、「ネクストエンジン」・「クロスモール」・「GoQSystem」・「テンポスター」などの受注管理システムの導入・移行におけるデータ移行支援や商品登録サポートなどを行ってきました。
受注管理、在庫連携、商品登録において、異なる受注管理ソフトを組み合わせて運用するケースもあります。
その背景には、
「多数SKU・型番展開に対応しやすいツールを優先したい」
「従量課金の費用を抑えたいというコスト面の制約」
「販売戦略上、金額や決済方法の変更をモール毎にも反映させる必要があるため、その変化に柔軟に対応できるシステムが必要」などがあります。
また、Shopify・BASEといったモダンなECカートから、MakeShop・FutureShopのような長く利用されているカートシステムまで、ブランドごとに異なるシステムを組み合わせて運用される企業様にも数多く対応してきました。ブランドごとに受注管理システムやカートシステムを使い分けるケースも少なくありません。
こうした要望に合わせて、最適な受注管理システムを提案したり、既存ツールを組み合わせてフレキシブルに対応できることも当社の受注代行の強みのひとつです。 -
複雑なBtoB向け受注管理も
万全の対応受注管理といえば、一般的にはネットショップを中心としたBtoCでの受注処理を思い浮かべる方が多いかもしれません。BtoCの受注管理では、ECモールでのセール時やクリスマスイベントなどに注文が集中します。処理が遅れるとキャンセルリスクやクレーム率が高まるため、「いかに高速・正確に処理できるか」がカギとなります。
一方、BtoBの受注管理は、取引先ごとに注文フォーマットや受信手段が異なり、システム連携の方法も統一されていないため、標準化が難しいのが特徴です。
その中でも、特に受注処理のパターンが複雑な例として挙げられるのが、生活協同組合（以下、生協）との取引を行う企業様のケースです。三協が受注管理を代行しているお客様の中には、全国各地の生協と取引されている企業様も多く、なかには100近い生協と契約をしている企業様もあります。
その際の受注データは生協によってすべて異なり、EDI（Electronic Data Interchange：電子データ交換）・FAX・個別メールなど、複数の手段で受信します。また、「EDI」と一口に言っても生協ごとに仕様が異なります。EDI画面からCSVデータを抽出できる場合もあれば、PDF形式でしか出力できないケースもあり、EDI経由で受信したとしても自動で読み込めるとは限りません。
さらに、FAXで届く注文も多く、それらを受発注システムに正確に入力する必要があります。加えて、受注データの商品名と受発注システムのマスタデータの商品名が一致していない場合も多く、照合に時間がかかります。
同じ商品でも、生協ごとに略称や容量表記の仕方が異なるため、入力時にどのマスタと紐づけるかを都度確認しなければなりません。
こうした煩雑な入力業務を正確に行うため、当社では現場の負担を減らす仕組みを、システムエンジニアが設計・開発しています。
たとえば、注文データ内の特定の文字列を自動で検索・抽出するツールや、異常な値入力・入力漏れ・データ欠損時にアラートを出す仕組みなどを開発。完全な自動化が難しい環境でも、受注管理の精度と効率を高める工夫を積み重ねています。
その積み重ねの結果、生協向けの複雑な受注処理であっても、“誰が担当しても安定して運用できる業務”へと進化。現在に至るまで、受注処理エラーは一件も発生しておりません。 -
自由自在のカスタマイズで
独自のシステム連携三協では物流に特化したエンジニアが多数在籍しているため、ネクストエンジンやクロスモールなど、様々な受注管理システムと倉庫管理システム（ＷＭＳ）をシームレスに繋ぐことが可能です。
また、「楽天における与信NGの際の注文自動キャンセル」や「インスタライブ中の注文」など、受注管理システムとカートシステムで在庫が上手く連携されない場合でも、専門のシステムエンジニアによるデータの繋ぎ込みやカスタマイズを施すことで例外のないストレスフリーなシステム連携ミスのない在庫管理を実現します。
さらに、カートシステムから受注管理システムへデータを流し込む際に、商品表記で上手く表示がされないといった互換性によるトラブルが発生した場合も、独自のデータ変換処理ツールを構築することで、精緻な受注代行(受注管理代行)を行うことに成功しました。
このように、弊社には受注管理に強いSEがいるため、システム連携をベースとした生産性の高い受注代行(受注管理代行)を良心的な価格で提案することが可能です。もちろん御社にとっての最適な受注管理システムの選定からのサポートも可能ですのでお気軽にお申し付けください。
三協のSE在籍について詳しくはこちら -
楽天スーパーセールや
超PayPay祭でも
１００％“当日出荷”を実現楽天スーパーセールや超PayPay祭に加え、母の日やクリスマスなど特定のイベント時にはその販売量は一気に増加します。その際に、課題となるのがリードタイムです。せっかく購入してもらっても、発注されてから出荷までに日数が掛かった場合は、キャンセルとなるリスクは高まります。
また、例えば”翌日配送”を達成できない場合、楽天などモールサイドからペナルティを受け、サイト内のＳＥＯが下がることに繋がりますので、売り上げを伸ばすためにはスピーディな受注管理が不可欠です。
弊社の受注代行サービスをご利用いただいた場合、イベントなどで発注件数・出荷数量がどれほど多くなったとしても、必ずその日の出荷をお約束します。納品物が納期に遅れることはございません。
受注代行(受注管理代行)サービスをスタートしてから今日までの間、コロナウイルスの影響期間も含めて一度たりとも未出荷となった事例はございません。コールセンター業務においてもコロナ禍を含めて電話対応を休止した事例や短縮化をした事例もありませんのでご安心ください。 -
受注代行(受注管理代行)で
返品スピードを高め、
機会損失をゼロへ靴の”ロコンド”などでも返品交換はお馴染みですが、EC販売においてサイズやイメージが違うということでの返品交換はつきものです。その際に、受注管理でどのように対応するのかについては、ブランドイメージや販売戦略も勘案しながら考える必要があります。
「何回までは無料で対応するのか」
「送料はどちらが負担するのか」
「付与したポイントをどうするのか」
「所定の返品・交換手続きが守られない場合のイレギュラー対応をどうするのか」
返品はその瞬間は売れ筋の商品であることも多いため、その返品処理が手間取った場合、商品価値は日増しに棄損していきます。したがって迅速な対応が機会損失を極小化するうえで重要です。
三協では、返品・交換のご連絡をいただいた際には、専用の入力フォーマットに内容を登録するだけで、そのデータが自動的に倉庫管理システム（WMS）内の返品管理機能と紐づき、返品予定として反映されるようにカスタマイズ対応しております。
こうして返品予定データがあらかじめ生成されることで、実際に商品が返送された際には、登録内容との照合（答え合わせ）だけで迅速かつ正確な返品処理が実現します。
また、この入力フォーマットは、受注処理画面との親和性を高く設計しており、担当者は受注情報を参照しながらスムーズに返品内容を入力できます。
ネット注文に不慣れなエンドユーザーからの電話による返品・交換にもスムーズに対応しており、「その柔軟な対応力がブランド信頼の維持や売上拡大にもつながっている」とご評価をいただいております。
さらに、デジタル連携だけでなく、アナログな返品にも臨機応変に対応しています。
たとえば、事前連絡や納品書の同梱がないまま商品が返送された場合でも、氏名や住所などの情報から注文番号を特定し、適切な返品・交換処理を行うことが可能です。
受注代行業務の各プロセスをWMSと密接に結びつけ、システムと現場の両面から標準化と効率化を進めているからこそ、こうした例外対応にも余裕をもって時間を充てることができています。 -
与信NGとなった
ユーザー様への個別対応コンビニ後払いという決済手段があります。これは売上を高めることに寄与する反面、与信NGとなった場合のエンドユーザー様対応が難しいため、導入されない店舗様も少なくありません。また、与信は通った場合でも長期不在や受取拒否で戻ってくるリスクも他の決済手段のユーザーと比較すると大きいことも導入をためらう要因の一つとして挙げられます。
三協の受注代行(受注管理代行)では、決済に落ちた場合は購入者の属性と購入金額に応じて、パーソナライズされたメール対応を行います。センシティブな感情に寄り添いながら、ユーザー様によっては他の商品や決済手段での購入を勧めるなど、お客様の売上拡大に貢献する受注代行(受注管理代行)を行っております。 -
コールセンターと受注管理が
CXの肝になるスマホの普及にCOVID‐19の影響も重なり、ECで商品を購入する割合は日々高まりを見せています。ショッピングモールや百貨店で買い物をされていた方が、初めて楽天やYahoo!ショッピングで買い物をするというケースも増加してきました。
その中には、インターネットに不慣れな方や携帯の画面操作に長けていない方も多くいらっしゃいます。
弊社のお客様でも５０歳以上をターゲットにしているブランド様は、2020年以降販売が堅調に推移する反面、カスタマー対応に苦慮されていました。
「私の携帯画面ではそんな項目はない」
「クーポンの使い方が分からない」
「サイトの使い方が分からないから電話で対応して欲しい」
「そんなメール届いてない」など、
小さな携帯画面は見づらいことが多く、怒りを露わにされるケースもあるため、丁寧かつ柔軟な対応がコールセンター側には求められます。
弊社はEC販売におけるコールセンターと受注代行(受注管理代行)を１０年以上実施する中で、EC物流企業だからこそ可能な顧客対応ノウハウを作り上げてきました。
たとえば、「写真と現物との違いによる返品・交換希望」など、明確な責任区分の線引きが難しくナイーブな局面において、現物を見ながらユーザー様に寄り添うことを徹底しております。
商品の購入を検討しているユーザー様には色味、質感、肌触りといったリアルな情報をお伝えし、購入のお手伝いをさせて頂くことも多々あります。さらに、集荷ギリギリまで同梱依頼や商品の変更依頼を快諾することで、ユーザー様がより買い物をしやすいように尽力させていただいております。
弊社の受注代行(受注管理代行)を活用いただくことでユーザー様に安心いただき、「感じの良い対応で欲しい商品が購入できた！」と感じていただければ、次回の購入確率もぐっと高まるとともに、LTVの増加に繋がるのではないでしょうか。
受注代行(受注管理代行)サービス内容
受注代行(受注管理代行)の代表的なサービス内容をご紹介いたします。
もちろん、下記以外にもお客様のニーズに合わせたカスタマイズサービスのご提案も可能です。
- 複数モールからの受注処理
- 商品の素材や成分に関する
質問対応 - 当日発送依頼対応
- 配送業者とのやりとり
- 決済方法の変更
- 入金・返金対応
- 交換・キャンセル時の
在庫情報の反映作業 - 送料を抑える為の同梱対応
- 備考欄に記載された置き配や
配達時間指定などに対応 - キャンセルや配送日時等の
変更対応 - 出荷データの作成
- 出荷確定処理
- 出荷メール・サンクスメール
・完了メール等の送信 - 返品・交換対応
- 期限切れクーポン使用や
不良品返品時の
臨機応変な対応
あらゆるシステムと連携可能な受注代行
三協自社開発のWMSを社内在籍のシステムエンジニアが徹底的にカスタマイズすることで実現する、
驚異のマルチチャネル対応。
SANTAのシステム連携についてはこちら
基幹システム系
ショッピングモール系
ショッピングカート系
受注管理ソフト系
B2C系伝票発行システム
受注代行でよくある質問
-
A
可能でございます。海外生産商品の受け入れや、中国最大の越境ECプラットフォームである天猫国際等のご利用も可能でございます。
-
A
対応しております。明確な返品・交換ポリシーを設定し、オンラインでの手続きも可能にしております。
-
A
可能です。支払い方法を代金引換やコンビニ後払いに変更するなど個々のお客様に合わせた対応が可能です。
-
A
顧客からのフィードバックを積極的に収集し、それをサービス改善やご案内等への反映させる等を行っております。
-
A
注文時に備考欄に記載いただいたり、メールやコールセンターでお問い合わせいただく等でご要望をお伝えいただけます。最近では置き配NGや、営業所止め、宅配BOXなどのご要望を頂くことが多いです。
-
A
個々のブランドに合わせた対応を提供し、迅速かつ正確なサービスを心掛けています。
-
A
対応可能です。あす楽の設定や、サイトごとのポイント付与やクーポンなどにも一部対応しております。
-
A
インターネットに不慣れな方への対応や、文字にしにくい商品の問い合わせ、出荷直前の発送内容の変更などよりお客様に沿った対応が実現できます。
-
A
対応いたします。メールに注文内容の詳細、追跡番号、予想到着日などの情報を含めることも可能です。
-
A
弊社では従業員の健康と満足度を重視し、適切な労働条件を提供することで、急な休みが必要となる状況を最小限に抑えています。また、万が一の状況にも迅速に対応できるよう、スタッフ間での業務引継ぎをスムーズに行っています。
