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エクセルによる簡単な事務作業改善

今回もエクセルネタです。
弊社の入庫時の事務作業を見てみると、いろいろな資料をエクセルで手作業で作成している場面があります。
改善として本来あるべき姿としては、手順をまったく変え、入庫予定データ入力を行うように考えるべきですが、この方法を行うには相当時間のかかる専用のシステムの構築が必要であることから、エクセルで簡単に対応できるコストパフォーマンスの良い方法について行ったことを、記載してみたいと思います。(すごく、単純なことですが・・・)
今回の最も伝えたい点は、「 コピー&ペースト 」や「 2度入力 」をしている作業をなくすことなので、本文では、このあたりを特に見ていただければと思います。
改善前は、商品入庫時、次のような作業手順で、同じような項目を何度も入力していました。

(1) FAXで届いた入庫予定表を見て、エクセルでケース寸法表を作成し、パートさんに入庫検収時に                                                                                   ケースサイズ、入り数、ロケーションを記載してもらう。
(2) ケース寸法表から、エクセルで入庫報告書を作成する。
(3) 入庫報告書を見て、システムに商品マスタを登録する。
(4) ケース寸法表を見て、エクセルのピッキングリスト出力用のシートにロケーションを登録する。

上記の4つの作業に必要なシートを1つのエクセルファイルにまとめ、同じ項目は1度の入力ですむように改善しました。

(1) ケース寸法表シート
(2) 入庫報告書シート
(3) 商品マスタ登録用のCSV作成シート
(4) ロケーション登録用のCSV作成シート

(3)番と(4)番の各シートは、ボタンをクリックすることで、システムへの手作業の入力が不要となります。                                                  (この部分に関しては、若干のマクロやプログラムの知識が必要となります。)

以下に各シートの写真を載せてみます。
黄色とピンクの項目が手入力部分で、青色部分は、他のシートで入力した値が、自動でコピーされます。

《ケース寸法表》黄色とピンクの項目を入力簡単

《入庫報告書》黄色の項目を入力、青色の項目は入力不要簡単

《商品マスタ登録用のCSV作成シート》黄色の項目を入力、青色の項目は入力不要。
ボタンをクリックすることで、CSVが作成され、商品情報がシステムに自動取り込み可能簡単

《ロケーション登録用のCSV作成シート》黄色の項目を入力、青色の項目は入力不要。
ボタンをクリックすることで、ロケーション情報が別途管理ファイルにコピーされる簡単

効果としては、以下のようなものがあります。
  (1) 単純に1つの商品で、14項目の入力が不要となる。
  (2) いろいろな画面を開かなくても1つのエクセルファイルで一連の作業が行える。
  (3) 入庫時の事務作業手順が統一され分かりやすくなる。
  (4) 商品コードの採番方法に基準が出来、統一された。

今回紹介したような、あるシートで入力した値が、別のシートに反映されるという方法は、設定はとても簡単ですが、いろいろと応用できると思いますので、一度試されてみてはいかがでしょうか。

(物流技術管理士)